你必须起给予好的信息，同时你必须领会收集正确的信息。你必须同时拥有好的沟通习惯和好的倾听习惯。
你必须ี起给予好的信息，同时你必须领ๆ会收集正确的信息。你必须ี同时拥有好的沟通习惯和好的倾听习惯。
如果使用长词可以节省你所使用的短词，比如“unemployment”失业一词是经济学中ณ的词汇，它节省了几个短词“它表示没有工作”。如果使用的长词是广大读者更加熟悉的，比使用短词更有效果，那ว么使用长词。
在你认为长词可能ม会给读者带来麻烦时，不要使用长词，大多数人在他们繁忙时是不情愿查词典的。
不要削减所有的长词，仅仅削减那ว些不必要的词汇，使用那ว些最能表达你的意思的词汇，那些使读者感到更加亲切熟ງ悉的词汇，运用那些经济的但是具有丰富涵义的词汇。如果可以使用“city都市，城市”，我绝不使用“metropolis主要都市，大城市”。
马克；吐温1835-1้91้0，美国幽默家、作家。
第七部ຖ分书面沟通简单明了
避免专业词汇和“噪音词汇”
对大多数读者来说，专业词汇会使文章难以理解；同样地，使用流行的“噪音词汇”也不会使人们分享其所拥有的涵义。如果你想使用专业词汇或“噪音词汇”，你要确认你的读者能够理解你所使用的词汇的涵义。
使用短句
许多人把词藻的堆积等同于文章的重要性，他们在文章中填充大量华丽的短语和过渡词汇，使用复杂的句子结构，过多的重复和修饰，而这些并不能使文章易于阅读和理解。
长句令人厌烦，它们阻塞了对你文章所提供的信息的阅读和理解或按其指令行动的可能ม性。短句有助于将我们的思想分类，使每一要点清晰，也便于读者比较容易地把握我们的思想。短句不会使文章过分简单化，反而会使读者容易阅读和理解，它们会增添你的备忘录、信件或报告的可行性。
幸好长句是相当容易矫正的，有三种方法可使长句变为ฦ短句∶
其一，删去不必要的词汇我们经常现不必要的词汇、华丽ษ的短语和过多重复。
其二，去掉复合句的连接词，使之ใ成为两个ฐ简单句。
其三，通过去掉过多的修饰辞减少句子的复杂性比如∶“无论如何”，“除此之外”等等。
使用由一到十个字组成的短句
现在我们来缩减你句子的平均长度，使文章更有可读性，这样做可能会使你的文章增加一些跳跃性和活力，使文章更有吸引力和说服力。
你无法控制文章主题的复杂性，但是你可以控制你所写的文章的复杂性。在文章中你可以选择那些最简洁的词汇，便于阅读；你可以选择短词和短句，这样使比较复杂的主题容易理解。
去掉不必要的短语
许多不必要的短语混在公文中，这些多余的词汇花费读者很多的精力，既增加了句子的长度又增添了阅读的困难。
去掉过多的重复
重复是不必要的反复，这种重复是如此普遍以至于我们几乎很少认识到，它们一遍又一遍的重复，而没有附加任何新的信息。比如∶“铅心的笔”、“全面完全的”等等。这些词语增加了句子的长度，增添了阅读的困难。
分离复合句
我们经常要把两个句子合成一个句子，当两ä个ฐ句子含有一种意思且只含有一种意思并且它只有一个主语和一个动词时。
对于上面那ว段话，可以改写成∶
我们经常把两个ฐ句子合成一个句子，这个句子含有惟一的意思。它只有一个主ว语和一个动词。
减少复杂句型
减少句子的复杂结构可以使你的文章更容易看懂，使读者抓住你的思想，使你的文章更有效果。像上面的句子可以改写为∶
为了便于读者抓住你的中心思想，减少句子的复杂性，这样改写效果会更好。
不要过度松散
在适当修饰与随意拖长、漫谈式的文章之ใ间是有区别的，后者是由于我们头脑的高运转，随想随写，而在我们意识到เ这点以前，我们的文章写得又长、又复杂，又松散。
“像这类的问题我们已经经历过几次了”，当你写到เ这句话时，你的脑海ร里浮现出很多的往事，这些事情足以使你要扩充并解释你的这句话。于是，你又写到“在许多场合我们讨论过这个问题，不幸的是以往的努力都是徒劳无益的。但是，现在我们还要努力去试一下，我还是要建议……”试着去掉这类的词汇∶“因为ฦ”、“因此”、“不论如何”、“所以”，用句号把句子分开，使每个句子相对独立。
不要冗长乏味，也不要居高临下地责备对方
你是否收到เ过包含这些短语的信？
按照你的要求……
先感谢你的配合……
请你相信我们一直非常关注……
我们要求密封后返回……
我们的办公室已๐经收到เ你的会晤约定……使用这些短语的人可能认为这样听起来很正式，但实际上它们是非正式的。华而不实的短语增加了词汇却减少了可读性。
从中我们可以学到什么？应当像说话那样写作，而不是相反。把你写的东西大声读出来，如果听起来矫揉造作，就修改它。
第七部分书面沟通文字叙述要有说服力
无论你怎样表述，惟一的宗旨是要使读者理解你的信息并照ั着去做。这一节我们将介绍更多的方แ法来提高你的文章的可读性和说服力。
语法
语法是重要的。事实上，公文的一个定义就是“以简洁的语法进行交谈”，读者也经常通过语法来理解我们的信息。
如果你十分关注文章中所运用的语法，这就为ฦ你提供了改进你的语法的机会。读一本好的语法书，并经常地倾听你的朋友、同事、电å视台和广播电台主持人的讲话，注意他们是如何构造句子，如何使用动词的。
坚持使用电脑的语法检查功能，直至你自信自己不会出错。阅读电脑แ上的解释，确信自己已๐经弄懂ฦ了。然后让别人检查你的信、报告和备忘录，看能否找出语法上的错误。组织你的材料使用蜘蛛网法
蜘蛛网法是简单而又有用的技巧，可以有序地组织你的信息和思想，它能够帮助你防止遗漏、重复、不切实际，以及突出你的重点内容。
要构成一个蜘蛛网∶
步骤1∶将你的论题放在中心，围绕它画图。
步骤2∶注意你要达到เ的目的，没有明确的目标不可能ม写出清晰的文章。公文的一般目的是∶为ฦ了分析为了解释为ฦ了说明
为了讨论为ฦ了建议为了呈送
为ฦ了询问为了推荐为了评论
为ฦ了感谢为了确认为了概ฐ要如果你文章的目的明确，你将能够把你的信息和想法有序地组合以适合你的目的；如果文章的目的不止一个，把它们全部找出来。
如果你需要分几部分来完成你的报告，那么对每一部分制作一个蜘蛛网，每一部分有着不同的目的。
步骤3∶头脑风暴，把你的所有信息都列出来。
如果使用相关的动词和名词，动词表示ิ行为，他们提醒你要做什么，比如“询问的问题比问本身应该更清晰”。